Fuhrparkverwaltung, Compliance & Rental in einem Portal

Ihr Firmenfuhrpark.
Endlich im Griff.

Fuhrparkmanagement und Fuhrparksoftware für kleine und mittlere Unternehmen: Lassen Sie Ihren Fuhrpark von uns verwalten oder organisieren Sie Fahrzeuge, Fahrer, Fristen und Kosten selbst im Portal. Flottenwacht verbindet persönliche Betreuung mit einer übersichtlichen digitalen Arbeitsoberfläche – ohne Excel-Chaos.

✓ Module kombinierbar ✓ Excel-/CSV-Import ✓ Persönlicher Testzugang
Übersicht
Fahrzeuge
Fahrer
Aufgaben
Kosten & TCO
Heute im Blick
Fahrzeuge 18
Fristen offen 4
Monatskosten 12,4 T€
Leasingrückgabe · DO-FW 104 12 Tage
HU fällig · K-FW 221 28 Tage
Führerscheinnachweis prüfen Heute
Monatlicher Überblick Alles an einem Ort Fristen · Kosten · Aufgaben
Fahrzeugakten Compliance Schäden TCO Beschaffung Rental & Auto-Abo
Zwei Wege zur Entlastung

Wir übernehmen – oder Sie steuern selbst.

Sie entscheiden, wie viel Arbeit bei Ihnen bleibt. Flottenwacht kann Ihren Fuhrpark operativ verwalten oder Ihrem Team das Portal für die eigenständige Organisation bereitstellen. Ein späterer Wechsel oder eine Kombination ist jederzeit möglich.

01
Managed Service

Wir verwalten Ihren Fuhrpark für Sie.

Sie senden uns Ihre vorhandenen Fahrzeug-, Fahrer- und Vertragsdaten. Wir strukturieren und pflegen die Informationen, überwachen relevante Fristen und koordinieren offene Vorgänge mit Ihnen.

  • Datenübernahme und laufende Datenpflege
  • Erinnerungen zu HU/TÜV, Service, Leasingende und weiteren Terminen
  • Nachverfolgung offener Aufgaben und fehlender Unterlagen
  • Persönlicher Ansprechpartner und regelmäßiger Status
  • Eigener Portalzugang für jederzeitige Transparenz
Verwaltung anfragen →
02
Self Service

Sie organisieren alles selbst im Portal.

Ihr Team pflegt Fahrzeuge, Fahrer, Dokumente und Termine eigenständig. Das Portal bündelt alle Informationen und zeigt anstehende Aufgaben übersichtlich an.

  • Digitale Fahrzeug- und Fahrerakten
  • Fristen, Aufgaben und Erinnerungsübersicht
  • Dokumente, Schäden sowie Kosten & TCO
  • Excel-/CSV-Import für einen schnellen Start
  • Flexible Module ohne vollständiges Outsourcing
Portal testen →

EIGENSTÄNDIGE LEISTUNG FÜR KLEINE WERKSTÄTTEN

Auftrag annehmen. Abholung melden. Rechnung erstellen.

Flottenwacht für Werkstätten verbindet Kundenaufträge, Abhol-E-Mails und PDF-Rechnungen mit Ihrem eigenen Logo. Eigenständig buchbar – ohne eigenen Fuhrpark und ohne zusätzliches Portal-Basispaket.

Eigene Betriebsdaten und Rechnungsnummern · Preis und Einrichtung auf Anfrage. SMS nach separater Anbieteranbindung.

Werkstattsoftware kennenlernen Werkstatt-Demo anfragen
Warum Flottenwacht

Weniger Nachlaufen. Mehr Kontrolle.

Flottenwacht ist für Unternehmen gedacht, bei denen Fahrzeuglisten, Kalender, Belege und Fahrerinformationen längst nicht mehr in getrennten Dateien funktionieren.

01

Fristen werden sichtbar, bevor sie kritisch werden.

HU, Service, Leasingende, Rückgaben, Fahrer- und UVV-Termine landen in einer gemeinsamen Arbeitsübersicht.

02

Verantwortlichkeiten sind nicht mehr nur im Kopf.

Aufgaben, Dokumente und Vorgänge bleiben je Kunde, Fahrzeug und Fahrer nachvollziehbar.

03

Kosten werden pro Fahrzeug verständlich.

Verträge, laufende Kosten und Monatsauswertungen zeigen, wo Geld gebunden wird und wo Handlungsbedarf entsteht.

Modular statt starr

Ein System. Mehrere Leistungsmodelle.

Ein Kunde kann mehrere Module gleichzeitig nutzen. So passt sich Flottenwacht an Handwerk, Pflege, Außendienst, klassische Unternehmensflotten und kleine Autovermietungen an.

Rental & Auto-Abo

Für kleine Autovermietungen

Bestand, Reservierungen, Rückgaben, Mieter, Belege, Kosten, Fahrzeugergebnis und Mietrechnungen für kleine Mietflotten – mit Paketen bis 30 Fahrzeuge.

Rental & Auto-Abo entdecken →
Schneller Start

Bestehende Daten übernehmen statt neu eintippen.

Fahrzeuge und Fahrerdaten lassen sich per Excel oder CSV importieren. Für größere Bestände kann Flottenwacht die Erstmigration und Datenbereinigung im Onboarding übernehmen.

1 Datei hochladen

Bestehende Excel-/CSV-Liste verwenden oder unsere Vorlage nutzen.

2 Spalten prüfen

Felder werden zugeordnet und unklare Spalten vor dem Import angezeigt.

3 Fehler & Dubletten sehen

Vorschau vor dem Import statt Überraschungen danach.

4 Direkt weiterarbeiten

Fahrzeuge, Fahrer und Fristen stehen anschließend im Portal bereit.

Leistungsumfang im Detail

Was Flottenwacht konkret für Sie abbildet.

Die Module greifen ineinander, bleiben aber getrennt buchbar. So nutzen Sie nur die Funktionen und die Betreuung, die in Ihrem Fuhrpark tatsächlich gebraucht werden.

01

Fahrzeuge & digitaler Bestand

Alle wichtigen Angaben werden je Fahrzeug in einer nachvollziehbaren Akte zusammengeführt – vom Kennzeichen bis zum späteren Verkauf oder zur Rückgabe.

  • Stammdaten, FIN, Erstzulassung und Kilometerstände
  • PKW, Transporter, LKW, Pool- oder Kühlfahrzeug
  • Standort, Abteilung und geplanter Einsatzbereich
  • Kauf-, Leasing- und Abo-Daten samt Anbieter
  • Aktivbestand und Archiv ausgeschiedener Fahrzeuge
Fuhrparkverwaltung im Detail →
02

Fristen & Compliance

Fälligkeiten stehen nicht mehr in einzelnen Kalendern. Sie werden kundenbezogen gebündelt, priorisiert und bei Bedarf aktiv nachverfolgt.

  • HU/TÜV, Wartung, Service und Inspektion
  • Führerscheinkontrollen und UVV-Unterweisungen
  • Leasingenden, Rückgaben und weitere Vertragsfristen
  • Manuelle sowie automatische Erinnerungs-Mails
  • Verlauf mit Status und dokumentierter Bearbeitung
Compliance-Leistungen ansehen →
03

Werkstatt, Ausfälle & Schäden

Werkstattaufenthalte und Fahrzeugausfälle bleiben zentral sichtbar, ohne jedes Fahrzeug einzeln öffnen zu müssen.

  • Geplant, in Werkstatt, abgeschlossen oder storniert
  • Zeitraum, Werkstatt, Anlass und Reparaturumfang
  • Dringlichkeit und Grund eines Fahrzeugausfalls
  • Schadenstatus, Dokumente und Folgemaßnahmen
  • Historie abgeschlossener Vorgänge
Schadenmanagement ansehen →
04

Aufgaben & Zusammenarbeit

Offene Punkte werden Verantwortlichen und Fälligkeiten zugeordnet. Erledigte Aufgaben verschwinden nicht, sondern bleiben nachvollziehbar.

  • Aufgaben je Kunde, Fahrzeug oder Vorgang
  • Priorität, Fälligkeit und verantwortliche Person
  • Archiv erledigter Aufgaben mit Zeitstempel
  • Zentrale Übersicht für Kunden und Verwaltung
  • Nachvollziehbare Übergaben statt Zuruf
05

Kosten, Verträge & TCO

Das Portal verbindet Vertragsdaten und Einzelkosten mit dem jeweiligen Fahrzeug und schafft damit eine belastbare Kostensicht.

  • Leasingrate, Versicherung, Steuer und laufende Kosten
  • Belege und Kostenarten pro Fahrzeug
  • Monatsauswertungen und Fahrzeugergebnis
  • Kilometerbudget und Prognose für Vertragsfahrzeuge
  • PDF-Berichte für den regelmäßigen Überblick
Kosten & TCO im Detail →
06

Beschaffung, Rückgabe & Rental

Neue Fahrzeuge, ausscheidende Fahrzeuge und kleine Mietflotten lassen sich als vollständiger Prozess statt als Einzelliste steuern.

  • Bedarf, Angebote und Beschaffungsstatus
  • Leasing-/Abo-Rückgabe und Offboarding-Checkliste
  • Erinnerungen an Tankkarte, Versicherung und Zulassung
  • Rental-Verfügbarkeit, Reservierung und Rückgabe
  • Mietkunden, Kosten, Ergebnisse und Rechnungen
Rental & Auto-Abo entdecken →
Zusammenarbeit & geschützter Zugriff

Gemeinsam arbeiten, ohne Zugangsdaten zu teilen.

Flottenwacht verbindet praktische Teamfunktionen mit technischen Schutzmaßnahmen. Jeder vorgesehene Nutzer erhält einen persönlichen Zugang zum fest zugeordneten Unternehmensbereich.

Mehrere Nutzer pro Unternehmen

Neben dem Kundenadmin können bis zu zwei weitere Mitarbeiterzugänge eingerichtet werden. So muss kein gemeinsames Passwort im Unternehmen weitergegeben werden.

  • Ein Hauptzugang mit Kundenadmin-Rechten
  • Bis zu zwei zusätzliche Mitarbeiterzugänge
  • Alle Zugänge fest demselben Unternehmen zugeordnet
  • Mitarbeiterzugänge zentral sperren oder entfernen

Schutz sensibler Fuhrparkdaten

Mehrstufige technische Maßnahmen schützen Anmeldung und Datenzugriff, ohne die Bedienung im Arbeitsalltag unnötig kompliziert zu machen.

  • Verschlüsselte Datenübertragung über HTTPS
  • Getrennte, berechtigungsbasierte Kundendatenbereiche
  • Sicherheitsprüfung gegen automatisierte Loginversuche
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung für Verwaltungszugänge
Mehr zu Datenschutz und Sicherheit →
Ein Fuhrpark. Alle Nutzungsmodelle.

Excel-, Kalender- und E-Mail-Chaos ablösen.

Flottenwacht bündelt Fahrzeuge, Verträge, Werkstattvorgänge und Fristen – bei Leasing, Auto-Abo, Kauf und Finanzierung sowie Miete und Langzeitmiete.

Leasing & Auto-Abo

Laufzeiten, Raten, Kilometergrenzen und Kündigungs- oder Rückgabefristen je Fahrzeug. Erinnerungen lassen sich individuell konfigurieren.

Kauf & Finanzierung

Eigentum und Finanzierung dokumentieren. Wartungen, Prüfintervalle und Werkstattarbeiten bleiben der Fahrzeugakte zugeordnet.

Miete & Langzeitmiete

Mietzeiträume, Kosten und Rückgabetermine im Blick behalten. Verfügbarkeit und Handlungsbedarf werden gemeinsam sichtbar.

Passende Lösung besprechen →

Produktansicht mit Beispieldaten

Vor dem Gespräch sehen, wie Flottenwacht arbeitet.

Die folgenden vereinfachten Beispielansichten veranschaulichen die Arbeit im Portal mit ausschließlich erfundenen Daten. Keine Kundendaten werden veröffentlicht.

Leitstand

Handlungsbedarf auf einen Blick

24 Fahrzeuge19 verfügbar3 Werkstatt4 überfällig

DO-FW 218 · HU seit 4 Tagen überfällig

UN-FW 507 · Werkstatt seit 12.09.2026

4 kommende Termine in den nächsten 30 Tagen

Fahrzeugakte

Alles am Fahrzeug gebündelt

UN-FW 507Ford Transit Custom

In Werkstatt · Beginn 12.09.2026

Leasingende 31.03.2028 · 40.000 km/Jahr

Nächste Prüfung: Ladebordwand 15.11.2026

Dokumente und Historie direkt verknüpft

Fristen

Vom Hinweis direkt in die Akte

Führerschein · Maria Muster · überfällig

UVV · Jens Beispiel · in 8 Tagen

Leasingrückgabe · UN-FW 321 · in 60 Tagen

E-Mail-Versand: zugestellt

Demo und Testzugang ansehen

Flexibel starten: regulär drei Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich mit einem Monat Frist kündbar. Optional gibt es eine Jahresoption mit Preisvorteil. Maßgeblich ist das schriftliche Angebot und unsere AGB.

Preise & Pakete

Software, Betreuung oder beides.

Der Unterschied liegt nicht nur in zusätzlichen Portalmodulen, sondern vor allem darin, wie viel laufende Arbeit Flottenwacht für Sie übernimmt. Jeder Leistungsumfang wird vor Beginn schriftlich festgelegt.

Preise ohne Umsatzsteuer Alle Preise verstehen sich zuzüglich 19 % Umsatzsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben. Keine versteckten Fremdkosten Werkstatt, Fahrzeuge und externe Anbieter separat Persönlicher Test möglich passende Module vorab im Portal ausprobieren
Self Service

Portal Basis

Für Unternehmen, die Fahrzeuge und Fristen selbst pflegen, aber Excel und verstreute Ablagen ersetzen möchten.

39 € / Monat bis 5 Fahrzeuge

69 € bis 10 · 99 € bis 20 · darüber 4,90 € je zusätzlichem Fahrzeug/Monat

Im Monatspreis enthalten

  • Fahrzeugakten, Status und Fahrzeugarchiv
  • HU, Service, Wartung und Vertragsfristen
  • Werkstatthistorie, Schäden und Dokumente
  • Aufgaben inklusive Erledigt-Historie
  • Ein Kundenadmin und bis zu zwei Mitarbeiterzugänge
  • Excel-/CSV-Import und Kundenportal
Sie übernehmen selbst: Datenpflege, Terminvereinbarung und Bearbeitung der offenen Punkte.

Flex: Standard-Einrichtung 99 €
Bei vereinbarter Jahresoption entfällt die Basis-Einrichtung. Ein Mandant, Grundeinstellungen und bis zu 30 Minuten Online-Einweisung inklusive; individuelle Datenmigration, Datenbereinigung und Sonderkonfiguration nach Angebot.

Portal Basis anfragen
Managed Compliance

Compliance

Für Betriebe, die Fahrer-, Führerschein- und UVV-Fristen aktiv überwachen und nachhalten lassen möchten.

ab 12,45 € / Fahrzeug und Monat

monatlicher Mindestbetrag 249 €

Im Monatspreis enthalten

  • Fahrerakten, Klassen, Abteilungen und Intervalle
  • Laufende Sichtung von Führerschein- und UVV-Fristen
  • Erinnerungen und Eskalation überfälliger Nachweise
  • Dokumentierter Status und Monatsüberblick
  • Kundenportal für jederzeitige Einsicht
Klare Abgrenzung: Eine Kontrolle oder Unterweisung selbst ist nur bei gesonderter Vereinbarung enthalten.

Einrichtung ab 750 €
Datenübernahme, Intervalle und Verantwortlichkeiten.

Compliance besprechen
Full Service

Mobilität & Beschaffung

Für Betriebe, die zusätzlich Fahrzeugwechsel, Angebote, Beschaffung und Rückgaben strukturiert begleiten lassen möchten.

ab 37,45 € / Fahrzeug und Monat

monatlicher Mindestbetrag 749 €

Im Monatspreis enthalten

  • Komplette Fuhrparkverwaltung
  • Bedarfsklärung und Beschaffungsplanung
  • Angebotsvergleich für Kauf, Leasing oder Auto-Abo
  • Vorbereitung von Leasing- und Abo-Rückgaben
  • Offboarding ausgeschiedener Fahrzeuge
  • Koordination von Händlern und Dienstleistern
Nicht enthalten: Fahrzeug-, Finanzierungs-, Versicherungs-, Werkstatt- und sonstige Fremdkosten.

Einrichtung ab 1.500 €
Flottenanalyse, Partnerstruktur und Beschaffungsprozess.

Full Service anfragen
Add-on

Kosten & TCO

+59 € / Monat

Verträge, Einzelkosten, Belege, Monatsauswertung und Ergebnis pro Fahrzeug.

Eigenständiges Softwarepaket

Rental & Auto-Abo

ab 69 € / Monat bis 5 Fahrzeuge

129 € bis 15 · 199 € bis 30 Fahrzeuge pro Monat. Für kleine Vermieter und Auto-Abo-Anbieter: Fahrzeugverwaltung, Reservierung, Übergabe, Rückgabe, Kosten, Aufgaben und Mietrechnungen. Kein zusätzliches Portal-Basispaket erforderlich.

Umfang und Paketgrenzen ansehen →
Add-on

Beschaffung

+149 € / Monat

Bedarf, Angebote, Beschaffungsstatus und Fahrzeugwechsel als Ergänzung zu einem bestehenden Paket.

Skalierbar

Ab 21 Fahrzeugen

99 € + 4,90 € je Fahrzeug über 20 / Monat

Portal Basis: 99 € für die ersten 20 aktiven Fahrzeuge plus 4,90 € für jedes weitere. Beispiel: 21 Fahrzeuge kosten 103,90 € netto pro Monat. Betreute Pakete werden nach Fahrzeugen, Fahrern, Datenqualität und tatsächlichem Leistungsumfang angeboten.

5 Gründungspartnerplätze

Günstiger starten, gemeinsam verbessern.

Für die ersten fünf passenden Unternehmen entfallen die Einrichtungskosten und die laufende Vergütung reduziert sich in den ersten sechs Monaten um 50 %. Die anfängliche Mindestlaufzeit beträgt drei Monate.

Gegenleistung: strukturiertes Produktfeedback. Ein Zitat, Logo oder eine Fallstudie veröffentlichen wir ausschließlich nach separater ausdrücklicher Freigabe.

Gründungspartnerplatz anfragen

Was umfasst die Einrichtung?

Wir legen den Mandanten an, konfigurieren die vereinbarten Module, übernehmen Stamm- und Fristdaten und weisen die vorgesehenen Nutzer ein. Zusätzliche Datenbereinigung wird vorher transparent angeboten.

Warum gibt es Mindestbeträge?

Managed Service besteht nicht nur aus Software. Darin stecken feste Prüfroutinen, Nachverfolgung, Kommunikation und dokumentierte Bearbeitung – auch wenn in einem Monat weniger Termine anfallen.

Kann ich später wechseln?

Ja. Sie können mit dem Portal starten, Betreuung ergänzen oder einzelne Module hinzubuchen. Ein zeitlich begrenzter Testzugang ist ebenfalls möglich.

Welches Paket passt zu Ihrer Flotte?

Nennen Sie uns Fahrzeugzahl, Fahrerzahl und Ihren heutigen Aufwand. Sie erhalten eine unverbindliche Einordnung – auf Wunsch vollständig per Telefon oder E-Mail, ohne Vor-Ort-Termin.

Kostenlos einordnen lassen →
Für den Alltag gebaut

Mehr als eine Fahrzeugliste.

„Was muss heute erledigt werden?“

Die zentrale Arbeitsübersicht priorisiert anstehende Vorgänge, statt Benutzer in Tabellen suchen zu lassen.

  • Fristen & Eskalationen
  • Aufgaben & Verantwortliche
  • Leasing- und Rückgabewarnungen
  • Schäden und Dokumente

Persönlich testen

Interessenten erhalten einen zeitlich begrenzten Testmandanten mit genau den Modulen, die sie wirklich benötigen. Dort können sie selbst Fahrzeuge, Fahrer, Vermietungen und weitere Testdaten anlegen.

Persönlichen Testzugang anfragen →

Fachthemen

Mehr Details, wenn Sie sie brauchen.

Schadenmanagement

Schäden, Dokumente, Status und Folgemaßnahmen nachvollziehbar bündeln.

Leasingrückgabe

Vertragsende, Kilometerprognose und Rückgabeplanung frühzeitig sichtbar machen.

Unverbindliche Anfrage

Wie dürfen wir Ihren Fuhrpark unterstützen?

Wählen Sie die gewünschten Leistungen und Ihren bevorzugten Kontaktweg. Wir melden uns persönlich mit einer passenden Einschätzung.

✓ Unverbindliche Ersteinschätzung für Ihren Fuhrpark
✓ Self Service, Managed Service oder individuelle Kombination
✓ Auf Wunsch persönlicher Rückruf statt E-Mail-Austausch
Wie dürfen wir Sie kontaktieren? *
Gewünschte Pakete oder Leistungen * (Mehrfachauswahl möglich)

Alle Preise verstehen sich zuzüglich 19 % Umsatzsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben. Compliance-Funktionen unterstützen Organisation, Fristen, Nachverfolgung und Dokumentation. Eine tatsächliche Führerscheinkontrolle oder Unterweisung wird nur dann als solche erbracht, wenn dies separat vereinbart und mit einem geeigneten Verfahren oder Fachanbieter umgesetzt wird.

Wer dahintersteht

Persönlich erreichbar. In Lünen entwickelt.

Flottenwacht ist ein Angebot von Smart Car Logistik UG (haftungsbeschränkt). Entstanden ist die Lösung aus dem Anspruch, Fuhrparkaufgaben nicht länger zwischen Excel, Kalendern, E-Mails und einzelnen Ordnern zu verlieren.

Entwicklung und Betrieb werden aus Deutschland gesteuert. Für Fragen erreichen Sie mich persönlich unter +49 173 8557303 oder info@flottenwacht.de.

Sicherheit und Datenschutz ansehen